Läs hur Region Värmland omvandlade utmaningar inom sjukvårdsplanering till framgång med rätt strategi och partnerskap.
Region Värmlands sjukvård stod inför en utmaning: en växande komplexitet i produktionsplaneringen, där gamla metoder inte längre räckte till. Med över 7000 anställda och hundratals chefer som kämpade för att behålla översikten, var behovet av förändring tydligt.
Ett kärnuppdrag för Region Värmland är att tillhandahålla en omfattande vårdtjänst till invånarna i regionen, med allt från primärvård och specialiserad vård till psykiatrisk vård. De flesta vårdcentralerna drivs i offentlig regi, medan en mindre del hanteras av privata aktörer. Tre sjukhus placerade i Karlstad, Arvika och Torsby utgör också en kritisk infrastruktur för regionens hälsa och vård.
I hjärtat av Region Värmland arbetar Ola Matikainen som ledningsstrateg inom verksamhetsanalys för hälsa och sjukvård. Hans team, bestående av nio dedikerade medarbetare, fokuserar på att sammanställa och analysera data för att stödja beslutsfattande inom regionen. Genom att utarbeta statistikrapporter och svara på specifika förfrågningar, bidrar teamet till en förbättrad förståelse för vårdbehoven i Värmland.
— I Sverige är det regionerna som ansvarar för att bedriva hälso- och sjukvård, i huvudsak finansierade genom regionala (men även statliga) skattemedel. Även om det finns privata alternativ dominerar Region Värmland som offentlig aktör, med ett övergripande ansvar för att säkerställa tillgängligheten och kvaliteten på vård enligt nationella vårdgarantier och lagar, berättar Ola.
Region Värmland stod inför en betydande utmaning när det gällde produktionsplanering för sjukvård i hela regionen. Det befintliga systemet, som förlitade sig på Excel-filer, var ineffektivt och tidskrävande. Ola Matikainen belyser problemet:
— Ett av de största hindren med vår produktionsplanering var avsaknaden av ett effektivt systemstöd. Vi hanterade årligen över 200 Excel-filer, som varje verksamhet hade skapat på egen hand. Detta innebar att varje gång vi skulle sammanställa dem behövde vi göra det manuellt för att kunna integrera dem i vårt datalager. Det var ett tungt och tidskrävande arbete som inte fungerade långsiktigt.
Denna arbetsmetod resulterade i en process som inte bara var statisk och utsatt för fel, utan även i att uppdateringar endast kunde genomföras en gång per år. Bristen på flexibilitet och effektivitet gjorde produktionsplaneringen i många fall oanvändbar och då inte heller värdeskapande. Ola understryker vikten av att hitta en lösning:
— Det är inte rimligt att ha ett system för planering som blir ett hinder snarare än ett stöd. Vi behövde en lösning som kunde förenkla och strömlinjeforma processen för att göra den mer användbar och värdeskapande.
Regionen inledde en upphandlingsprocess med målet att hitta ett system för produktionsplanering som uppfyllde deras, och sjukvårdens, höga krav.
— I grund och botten handlade vår upphandling om att hitta en partner vars lösning uppfyllde våra tekniska krav, som vårdpersonalen kunde använda utan större administrativ kunskap, och som enkelt kunde implementeras över alla verksamheter i regionen, belyser Ola.
Det blev tydligt tidigt i processen att GOLI utmärkte sig som det främsta valet. Matikainen förklarar vidare:
— Efter att noggrant ha granskat alla möjliga alternativ blev det uppenbart att GOLI var det enda systemet som helt uppfyllde våra krav. Andra system erbjöd liknande funktioner, men ingen kunde matcha GOLI när det gällde användarvänlighet och tillgänglighet för personal på alla nivåer inom vår organisation.
Själva implementeringen av systemet genomfördes över 1,5 år, där samarbetet mellan Region Värmland och GOLI var centralt.
— Vi hade ett team bestående av två personer från vår sida och en huvudansvarig från GOLI. Tillsammans arbetade vi intensivt med varje enskild verksamhet, från planering till utbildning. Det var ett väldigt nära och effektivt samarbete, berättar Ola.
Vidare understryker han att införandet av GOLI inte bara var smidigt utan också framgångsrikt, till stor del tack vare systemets flexibilitet och anpassningsförmåga:
— Trots en ambitiös tidsplan för projektet, blev GOLI aldrig en flaskhals. Om det fanns utmaningar låg de i våra egna resurser.
När det kommer till att differentiera GOLI från dess konkurrenter, belyser Ola Matikainen en avgörande skillnad som har haft stor betydelse för Region Värmland:
— Till skillnad från andra system vi har sett eller varit i kontakt med, som kräver betydande intern expertis och är mer komplexa att implementera, erbjuder GOLI en lättillgänglig och lättförståelig tjänstebaserad lösning. Det handlar inte bara om att leverera programvara, utan också om att tillhandahålla en tjänst som kontinuerligt möter våra specifika behov.
Matikainen utvecklar vidare hur GOLI skiljer sig från konkurrensen:
— Med andra system måste du ofta investera mycket tid i att själv sätta upp systemet, utbilda dina medarbetare i hur de ska använda det och bygga de komponenter som systemet ska bestå av. Med GOLI säger vi bara vad vi behöver, så sätter deras team upp det åt oss. Deras förmåga att skräddarsy lösningar och bygga de nödvändiga komponenterna enligt våra önskemål ingick i upphandlingen och har varit en stor styrka.
Han summerar den distinkta fördelen med GOLI:
— Vi har inte behövt lägga ner arbete på att producera och utveckla systemkomponenter själva. Istället har vi kunnat fokusera på att specificera vad vi vill ha, och GOLI har tagit hand om resten. Detta gör GOLI till det ett av de få systemen på marknaden som kan leverera denna nivå av anpassad service och stöd, vilket har varit avgörande för oss.
Användningen av GOLI bland cheferna inom Region Värmland varierar betydligt, vilket speglar den mångfald och komplexitet som kännetecknar en organisation med omkring 7 000 anställda och cirka 400 chefer. Enligt Ola reflekterar denna variation både systemets flexibilitet och de unika behoven hos varje verksamhetsområde:
— Det är svårt att ge ett entydigt svar på hur GOLI används i det dagliga arbetet av våra chefer, eftersom det skiljer sig mycket från person till person, förklarar han.
— Det finns de som använder systemet varje dag, även om det inte nödvändigtvis var syftet med produktionsplaneringen. Produktionsplanering är tänkt att ge en översikt över pågående, månadsvisa eller veckovisa trender och avvikelser snarare än att kräva daglig uppmärksamhet.
Ola lyfter också vikten av att GOLI är tillgängligt när det behövs, även om det inte används varje dag av alla:
— Systemets flexibilitet och tillgänglighet gör GOLI till ett värdefullt verktyg för alla klinikchefer, oavsett hur ofta de väljer att använda det. Det möjliggör för cheferna att ha kontroll över sin verksamhet på ett sätt som bäst passar deras individuella behov och arbetsflöden, vilket bidrar till en mer effektiv och välorganiserad sjukvård för alla.
I takt med att GOLI implementerades över hela Region Värmland blev värdet snart tydligt, särskilt bland klinikchefer och andra ledande befattningar.
En enhetschef sammanfattade sin uppskattning i fem ord: "Jag fick koll på läget". Denna enkla men kraftfulla reflektion speglar en gemensam erfarenhet – en klarhet och kontroll över verksamhetens nyckelaspekter.
Ola Matikainen förstärker observationen med entusiasm:
— Man upplever att man får en överblick över väntelistor, att förstå om man har de resurser som behövs för att möta efterfrågan och att kunna navigera sin verksamhet med precision. Det är precis den transformationen GOLI möjliggör.
Att införa GOLI inom Region Värmland betonar en förändring av hanteringen och översikten av sjukvårdsproduktion i allmänhet.
— Många chefer uttrycker att de nu har en bättre överblick överlag, säger Matikainen.
Samarbetet mellan regionen och GOLI har format en dynamisk allians, präglad av ömsesidig respekt och ett djupt engagemang för att förbättra sjukvårdens effektivitet och kvalitet. Ola Matikainen är snabb med att betona samarbetets kvalitet:
— Från produktionsplanering till det dagliga arbetet utfört av våra chefer, står det klart att GOLI i många fall har blivit en integrerad del av vår verksamhet.
Det Ola och hans team värderar högst i samarbetet är den imponerande effektiviteten och den öppna kommunikationen med GOLI. Den direkta linjen till utvecklarna och deras förmåga att förstå komplexiteten i hälso- och sjukvårdsdata lyfts fram som en särskild fördel.
— En sak som verkligen sticker ut är de korta ledtiderna. När vi behöver göra förändringar eller anpassningar, hanteras det snabbt och smidigt. Och att ha utvecklare som inte bara är tekniskt kunniga utan också har en djup förståelse för våra unika behov inom hälso- och sjukvården är guld värt, berättar han.
Vidare belyser Ola vikten av GOLIs engagemang för att förstå och bidra till hälso- och sjukvårdens utmaningar:
— Det finns ett verkligt intresse från GOLIs sida att inte bara leverera ett system utan att faktiskt bidra till att förbättra produktionsplaneringen inom vården.
Den lättillgängliga och lyhörda relationen med både GOLIs ledning och de enskilda utvecklarna skapar en miljö där kommunikationen är enkel och responsen på frågor är snabb:
— De lyssnar verkligen och agerar baserat på våra önskemål. Det handlar inte bara om att ställa upp systemet. De är också redo att skapa nya funktioner eller anpassningar som hjälper oss ytterligare, avslutar Ola.
Inspirerad av Region Värmlands resa? Det här är bara början. Tänk om du kunde tackla din egen organisations utmaningar med samma framgång? Kontakta oss för att utforska hur GOLI kan förvandla dina planeringspussel till en klar och sammanhängande bild.