Så förvandlade SUS realtidsdata till kortare köer, nöjdare patienter och lugnare arbetsdagar
På Skånes universitetssjukhus (SUS) stod man inför en utmaning som många verksamheter känner igen – hur kan man få statistik som faktiskt speglar verkligheten och ger underlag för rätt beslut? Peter Hochbergs, verksamhetschef för Bild och funktion vid SUS, och Violetta Ellmer, områdeschef för Bild och funktion vid SUS, har länge använt GOLI för produktions- och kapacitetsplanering. Med utgångspunkt i utmaningarna med traditionella månadsrapporter initierades ett samarbetsprojekt med GOLI för att utveckla en skräddarsydd rapportlösning.
Resultatet blev en automatiserad rapportlösning som ger daglig insyn i verksamhetens väntetider, köer, produktionsdata och en särskild för SVF-uppföljning. I ett nyligen genomfört webinar av GOLI bjöd vi in Peter och Violetta som gäster för att lyssna in när de delade med sig av deras resultat och nya arbetssätt med rapportlösningen
Från ögonblicksbild till realtidsinsikt
I en vardag med snabb förändring är det avgörande att kunna fatta beslut baserat på aktuellt läge, inte föråldrad statistik. Ändå fortsätter många verksamheter att lita på data som snabbt blir inaktuell. Detta gör att du ofta riskerar att basera viktiga beslut på ett felaktigt underlag– med ineffektivitet och missnöje hos patienter och personal som följd.
Peter vet hur viktigt det är att arbeta med data som verkligen speglar nuläget. För honom handlar det inte bara om att mäta – utan om att kunna agera på rätt saker i rätt tid:
“Vi har gått från en ögonblicksbild en gång i månaden, till dagligt data med möjlighet till analys, det har förändrat hela vår verksamhetsplanering”
På SUS har man därför arbetat aktivt med att få till en mer kontinuerlig, uppdaterad och användbar statistik. Med automatiserade väntetidsrapporter har de implementerat ett arbetssätt där verksamheten varje morgon har tillgång till uppdaterade siffror – automatiskt.
Insikten här är tydlig: när du får tillgång till data som är uppdaterad varje dag, skiftar fokus från att titta bakåt till att agera framåt. Peter beskriver det som en ny typ av kontroll:
-"Den dagliga uppdateringen har gjort att vi kan visa en rättvis och aktuell bild av verksamheten.”
Väntetidsrapporter – Från frustration till förtroende
Hur du hanterar och följer upp väntetider påverkar hela verksamhetens effektivitet. Även om ni gör allt rätt internt kan bristande dataunderlag skapa svårigheter att planera kapacitet och identifiera flaskhalsar.
Violetta på SUS lyfter just vikten av att visualisera väntetider på ett sätt som speglar verkligheten – inte bara för interna beslut, utan för att bygga förståelse och transparens:
- "Vi märkte att vår manuella statistik inte var tillförlitlig och svår att använda som beslutsunderlag. Den visade inte den rätta bilden och var dessutom bara en ögonblicksbild en gång per månad."
På SUS har man därför valt att arbeta med tydlig separation mellan vårdflöden i statistiken. Genom att visualisera akut och elektiv vård var för sig går det att planera både resurser och utrustningsparken på ett bättre sätt. Peter understryker också betydelsen av transparens i uppföljningen:
- "Väntetidsrapporterna har hjälpt oss att följa upp våra ledtider på ett transparent och trovärdigt sätt. Det gör att vi kan identifiera flaskhalsar och sätta in åtgärder i rätt tid"
Insikten är tydlig: När statistiken är uppdaterad och rätt presenterad blir det enklare att identifiera var i processen det finns flaskhalsar och förbättringsområden. Det handlar inte om att lova mer än vi kan hålla – utan om att visa exakt vad verksamheten gör, varför verksamheten gör det och när det sker.
Från statistik till handling – varje dag
När du har tillgång till uppdaterad data varje dag uppstår en ny möjlighet: att identifiera flaskhalsar och fatta beslut medan verksamheten rör sig – inte först när problemen redan hunnit växa.
Men insikt räcker inte i sig. När statistiken används aktivt varje dag – i det praktiska arbetet – gör den skillnad på riktigt. Det handlar om att gå från överblick till handling.
Det börjar med att förstå de interna flödena. För många verksamheter är just detta den svåraste delen: köer som växer, remisser som blir liggande och personal som tvingas släcka bränder i stället för att jobba strukturerat.
SUS valde ett annat spår – där automatiserade väntetidsrapporter blev grunden för en mer förutsägbar och proaktiv vardag. Violetta berättar:
- "Med rapporterna kan vi tidigt upptäcka problemen och hantera situationen direkt."
Här är några av de viktigaste lärdomarna du kan ta med dig från deras arbete:
- Identifiera flaskhalsarna medan de byggs – inte efteråt
Med daglig uppdaterad data ser du exakt var och när väntelistorna växer. På SUS kunde de snabbt förstå varför vissa köer byggdes upp, och justera bemanning och prioriteringar innan situationen blev akut.
- Låt personalen bli en del av lösningen
När medarbetarna själva fick tillgång till statistiken började de ta initiativ. De såg vad som stack ut – och föreslog lösningar direkt. Det skapade både engagemang och handlingskraft.
- Få kontroll över SVF-flöden
Särskilda SVF-uppföljningsrapporter ger tydlig överblick över delledtider och måluppfyllelse för standardiserade vårdförlopp.
- "Med SVF-uppföljningsrapporten kan vi i realtid följa varje specifikt vårdförlopp och se exakt var flaskhalsarna uppstår." berättar Peter.
- Följ hela kedjan – modalitet för modalitet
Genom att följa upp varje modalitetstyp (DT, MR, UL och PET) separat får du en tydligare bild av var utmaningarna ligger.- "Vi kan se trender per modalitet och prioriteringsgrupp, vilket gör det mycket lättare att planera flödena rätt." säger Violetta.
Personalens delaktighet – nyckeln till förbättrade ledtider
Det spelar ingen roll hur avancerad din statistik är om den bara hamnar i en mapp i datorn. Det är först när medarbetarna förstår och använder data som förändring faktiskt händer. På SUS har den insikten gjort stor skillnad – inte minst när det kommer till hur trender synliggörs över tid.
- "När medarbetarna ser att väntetiderna ökar under vissa veckor, eller att trycket förändras efter semestern, börjar de själva diskutera hur vi bäst ska agera. Insikten kommer direkt ur data." berättar Peter.
Just den typen av visualisering – vecka för vecka, dag för dag – har blivit ett konkret verktyg för interna förbättringar. På SUS har det aktiverat en ny sorts drivkraft bland personalen.
- "När våra medarbetare såg statistiken i realtid började de direkt föreslå lösningar. Det finns ett tydligt intresse att påverka och förbättra verksamheten."
Och det handlar inte om teknik. Det handlar om att ge rätt verktyg till rätt människor. När du gör statistiken tydlig och tillgänglig, skapar du också förutsättningar för engagemang.
- "Väntetidsrapporterna gör statistiken lättbegriplig för alla – från radiologer till röntgensjuksköterskor. Det gör att vi snabbt kan aktivera medarbetarnas egna drivkraft och förbättra resultaten för hela verksamheten." förklarar Violetta.
SUS insikt är viktig: När alla medarbetare får rätt verktyg och tydlig insyn, ökar deras motivation till att fortsätta bidra till förbättring.
Nationell jämförelse – för bättre lärande och utveckling
En av de mest spännande aspekterna med väntetidsrapporter är potentialen för nationella jämförelser. När alla använder samma standardiserade mätpunkter blir det möjligt att dela erfarenheter och lära av varandra på nationell nivå.
- "Det handlar inte om tävling – det handlar om utveckling." poängterar Violetta.
Med en standardiserad modell kan verksamheter ställa sig frågor som:
- Vad gör andra bättre?
- Hur kan vi optimera våra processer baserat på andras erfarenheter?
- Vilka delledtider inom SVF kan vi förbättra?
Detta ger inte bara riktning i det lokala förbättringsarbetet utan skapar också förutsättningar för erfarenhetsutbyte mellan regioner och sjukvårdsregioner. Genom nationell samordning av datadefinitioner och gemensamma kodverk kan jämlik vård och tillgänglighet främjas i hela landet.
- "När alla mäter på samma sätt, med samma termer och begrepp, blir det möjligt att systematiskt förbättra vården i hela Sverige," säger Peter och tillägger: "På samma sätt blir det möjligt med nationellt perspektiv med tillgång till nationell realtidsdata."
Peter summerar fördelarna med lösningen:
- "Väntetidsrapporterna och SVF-uppföljningen har gett oss möjlighet att arbeta proaktivt istället för reaktivt. Vi kan nu säkerställa att rätt resurs finns på rätt plats vid rätt tid."
Standardiserade väntetidsrapporter – fördelar för hela organisationen
Det som började som ett behov av bättre statistik blev något mycket större. Idag har SUS en levande datakultur där insikter delas, förbättringar drivs och samarbetet stärks.
Väntetidsrapporterna som utvecklats i samarbete med SUS är inte unika för just deras verksamhet – lösningen är fullt anpassningsbar och kan tillämpas inom sjukvården. Oavsett om det handlar om vårdcentralsmottagningar, specialistvård, operationsverksamhet eller andra delar av vårdkedjan, går det att skräddarsy rapporterna efter lokala behov, flöden och prioriteringsstrukturer.
