Röntgen Region Skåne revolutionerade sin patientvård genom banbrytande och innovativ produktionsplanering
Tänk dig utmaningen att koordinera en miljon undersökningar årligen över nio olika sajter. Det var precis den situation Röntgen Region Skåne befann sig i – dessutom med ett begränsat system för produktionsplanering. Upptäck hur jakten på effektivitet förde dem samman med en partner vars lösning transformerade hela regionens röntgenvård.
Röntgen Region Skåne har en omfattande verksamhet inom bild och funktion. Verksamheter inom tre vårdförvaltningar behöver samarbeta för att effektivisera patientflöden genom att skicka remisser och planera gemensamt. Årligen hanterar de en miljon undersökningar över nio sajter.
Karin Fristedt och Peter Hochbergs jobbar båda som verksamhetschefer Region Skåne. Karin representerar den nordvästra delen av regionen, medan Peter ansvarar för verksamheten vid Skånes universitetssjukhus (SUS). Deras roller är breda och inkluderar juridiskt, ekonomiskt och medicinskt ansvar.
I bådas uppdrag ingår att förutse antalet undersökningar som kommer att behöva genomföras och planera därefter. Detta innebär att bedöma behovet av medarbetare och utrustning samt att säkerställa att rätt processer följs för att leverera korrekta diagnoser.
— Med en bred uppsättning verktyg vid vår sida, från magnetkameror till datortomografi, ultraljud och konventionell röntgen, kan alla nio sajter erbjuda en komplett diagnoskapacitet. Denna tekniska mångsidighet garanterar att alla patienter får den vård och de undersökningar som bäst matchar deras individuella behov, berättar Peter.
Släcka bränder vs. förhindra dem
En av de största utmaningarna för Röntgen Region Skåne var att de endast kunde genomföra uppföljningar en gång i månaden. Detta begränsade system ställde dem inför enorma svårigheter, och Karin delar sin frustration över denna ineffektiva process:
— Att vi bara kunde genomföra uppföljningar så sällan var ett enormt hinder. Trots våra bästa försök att blicka framåt begränsade det oss kraftigt. Vi saknade helt enkelt ett system som tillät oss att planera effektivt.
Begränsningen gjorde att viktiga insikter, såsom den årliga nedgången i aktivitet under sommarmånaderna, inte kunde tas tillvara som de borde. Karin fortsätter:
— Vi var fast i ett mönster där vi agerade mer som brandmän – alltid redo att släcka bränder när de uppstod, snarare än att strategiskt förhindra dem från att bryta ut. Vår ambition var att jobba mer proaktivt och skapa en verksamhet som inte bara reagerar på nuvarande situationer, utan också planerar för framtiden.
“En flexibilitet vi inte sett hos någon annan”
I sökandet efter ett system som kunde revolutionera deras planeringsprocess ställde Röntgen Region Skåne upp en tydlig lista på behov och krav. Deras huvudprioritet var att hitta en lösning djupt rotad i röntgensektorns specifika utmaningar, med flexibilitet och responsivitet som kärnkomponenter.
När de utforskade marknaden var det GOLIs unika förståelse för och anpassning till just dessa krav som fångade deras uppmärksamhet. Karin belyser hur GOLI utmärkte sig från mängden:
— Att de själva har sitt ursprung i röntgenvärlden gjorde GOLI till det självklara valet för oss. De erbjuder inte bara de funktioner vi behöver, utan också en djupgående förståelse och förmåga att integrera ett 'röntgentänk' i varje aspekt av sitt system.
Peter framhäver GOLIs responsivitet och kundanpassning som en avgörande fördel:
— Det som skiljer dem från konkurrenterna är deras beredskap att anpassa systemet efter våra unika förutsättningar. När vi presenterar nya idéer eller behov agerar GOLI snabbt för att implementera lösningar. Det är en flexibilitet vi inte sett någon annanstans.
Planering i praktikens hjärta
Implementeringen av GOLI hos Röntgen Region Skåne har lett till stora förändringar i hur de hanterar planering och arbetsflöden – med märkbara effekter på verksamhetens effektivitet och medarbetarnas engagemang. Genom systemet har ansvaret för planeringen flyttats närmare de som arbetar direkt med maskinerna.
Detta skifte har gjort det möjligt för medarbetare på plats att snabbt anpassa sig efter rådande behov, vilket Karin framhäver:
— Medarbetarna får mer kontroll över planeringen eftersom de direkt sitter och jobbar i systemet. Det blir en bra ledningsfilosofi. Mindre hierarkiskt. De som är på plats kan se allt och därmed skapas större engagemang och ett bättre sätt att jobba.
De konkreta resultaten av att använda GOLI har varit betydande. Karin delar med sig:
— Förut la vi fram en plan baserat på vad vi tror medarbetarna kan göra och hinna med. Men med GOLI kan vi se det faktiska behovet av undersökningar och hur många maskiner det involverar. Det fungerar superbra. Och det har gett teamen möjlighet att proaktivt hantera sin kapacitet och effektivitet.
Peter pekar på programmets direktverkande fördelar:
— Allt går att göra direkt i programmet. Vi kan till exempel fråga våra medarbetare om vi kan öka antalet undersökningar per maskin en dag, vilket leder till att medarbetarna aktivt jobbar med ärendet i systemet. Denna typ av interaktion och återkoppling har skapat en mer dynamisk och responsiv arbetsmiljö.
Samtidigt möjliggör detta för teamen att ha en stående överblick och förstå planeringen och eventuella ändringar däri. Karin lyfter fram vikten av öppenheten:
— Det blir tydligt för den som svarar för verktyget vad olika saker innebär. Om man skruvar på olika parametrar, som att ta bort eller ändra något, så ser man genast i planeringen vad effekterna blir.
Peter belyser programmets förmåga att ge omedelbar och visuell feedback, vilket underlättar för teamen att snabbt förstå och anpassa sig efter behov. Han förklarar:
— En sak som sticker ut är det visuella. Med klara stapeldiagram och grafer kan alla snabbt se vad som händer. Det ger oss en direkt överblick och möjlighet att reagera omgående. Om vi ser en trend där väntetiderna minskar, vet vi att vi är på rätt spår. Om inte, så får vi en tydlig signal att justera vår planering. När man kan se saker visuellt, blir det tydligt hur varje justering och förändring – och systemet som helhet – bidrar till effekt och resultat.
“Koll på läget!”
Karin och Peter delar en gemensam uppskattning för samarbetet med GOLI, och de framhäver flera avgörande fördelar som systemet har bidragit med till deras verksamhet. Karin betonar vikten av det stöd GOLI erbjuder:
— Utan GOLI hade allt varit svårare. Att ha koll, planera och förbättra vår verksamhet skulle ha varit en mycket större utmaning. Det är en stor fördel att ha ett sånt system som stöttar oss.
Hon sammanfattar sin upplevelse med GOLI med ett enkelt uttryck: "Koll på läget!". Detta återspeglar den överskådlighet och kontroll över verksamhetens dagliga drift som GOLI har möjliggjort, vilket är något både hon och Peter värderar högt.
— Samarbetet med GOLI har inte bara förbättrat den operativa effektiviteten utan också skapat en arbetsmiljö där våra medarbetare känner sig mer delaktiga och motiverade att bidra till verksamhetens framgång, avslutar Peter med.
