Hur Unilabs effektiviserade mammografiverksamheten med GOLI

Varje dag kallas tusentals kvinnor till mammografiundersökningar runt om i Sverige – en screening som är avgörande för att i tidigt skede upptäcka bröstcancer. Men hur säkerställer man att planeringen är smidig, väntetiderna korta och att inga patienter hamnar mellan stolarna? Unilabs ville minska riskerna och förbättra effektiviteten i sin verksamhet. Här får du höra hur de revolutionerade sin planering, sparade värdefull tid och fick en helt ny förmåga att agera proaktivt.

Unilabs är en av Sveriges ledande privata aktörer inom medicinsk diagnostik och erbjuder omfattande tjänster inom radiologi, klinisk kemi, droganalyser, klinisk mikrobiologi, patologi/cytologi och transfusionsmedicin. Inom mammografi är de särskilt framstående och ansvarar bland annat för hela Skånes, Västra Götalands och Örebro länsmammografiscreening. Unilabs har därmed en central roll i svensk bröstcancerprevention och tidig upptäckt av sjukdomen.

Kim Widlund, systemspecialist i Unilabs mammografiverksamhet, har ett omfattande ansvar för det mjukvarusystem som hanterar planering och statistik kring mammografi. När han började 2019 var statistik en relativt ny del av hans arbete, men med tiden har han blivit en expert på att analysera data, förstå verksamhetsflöden och säkerställa att screeningprocessen fungerar optimalt.

Mitt ansvar ligger i att se till att vårt mjukvarusystem fungerar som det ska, att vi kan ta fram relevant statistik och att vi kan planera verksamheten på ett så effektivt sätt som möjligt, berättar Kim.

Utmaningen: manuell planering och bristande överblick

Förut hanterades planeringen av mammografiverksamheten manuellt. Planering och uppföljning sköttes genom separata system och handpåläggning, vilket innebar att enhetschefer endast kunde planera ungefär tre månader i taget. Eftersom screeningverksamheten är förutsägbar i grunden (kvinnor kallas till undersökning med fasta intervaller) fanns möjligheten att planera mer långsiktigt, men det saknades en sammanhängande lösning för att göra detta effektivt. Kim förklarar: 

 — Screeningen var svår för oss att planlägga eftersom vi manuellt hanterade stora volymer av patienter och behövde hålla koll på väntetider, lediga tider och hur många patienter som skulle komma in. Eftersom det är samma kvinnor som kallas varje år kan vi räkna ut hur många som ska komma om tre år, men att få en helhetsbild var svårt. Allt sköttes för hand. Till syvende och sist handlar det om att vi vill kunna hjälpa så många kvinnor som möjligt på ett så bra sätt som möjligt. 

De utmaningar Unilabs ville adressera var:

• Bristande framförhållning: Verksamheten kunde endast planera kortsiktigt, vilket försvårade resursallokering och budgetplanering.
• Tidsslukande processer: Att sammanställa statistik och planeringsunderlag krävde mycket tid och manuell arbetskraft.
• Risk för fel: Eftersom varje person hanterade siffrorna på sitt sätt fanns en hög risk för inkonsekventa arbetssätt och mänskliga misstag.
• Ingen realtidsinsyn: Det var svårt att snabbt identifiera flaskhalsar och justera verksamheten vid exempelvis hög sjukfrånvaro.

Det behövdes en bättre lösning – på kort och lång sikt

Unilabs insåg att de behövde en bättre lösning för att effektivisera planeringen och skapa en mer enhetlig hantering av mammografiverksamheten. De efterfrågade ett system som kunde ge både kort- och långsiktig överblick och samtidigt hantera statistik på ett strukturerat sätt.

 — Tanken var att få in ett system för att få en helhetsbild av året istället för att bara kunna planera för tre månader i taget. Samtidigt ville vi kunna integrera budgetdata för att säkerställa att vi låg i fas, berättar Kim.

Efter en del research så ställdes siktet in på GOLI. En viktig faktor i valet var att GOLI:s system kunde hantera både planerings- och statistikbehov i en enda plattform. Istället för att manuellt sammanställa data och försöka tolka siffror från olika källor, kunde Unilabs nu samla all relevant information i ett och samma verktyg.

— Tidigare gjorde vi mycket för hand. Nu har vi kommit till fasen där vi fått in statistiken från GOLI, och det har gjort en enorm skillnad.

Implementeringen och effekten av GOLI

När Unilabs började använda GOLI var den första uppgiften att integrera all befintlig data i systemet. Det innebar att befintliga register och planeringsmodeller behövde anpassas för att passa GOLI:s struktur. En av de största förbättringarna var att GOLI kunde hantera mammografiregistret på ett betydligt mer användarvänligt sätt än tidigare system. Kim förklarar:

— En konkret sak som var komplicerat i vårt gamla mjukvarusystem är registret. Det var svårt att söka, svårt att förstå. Med GOLI har vi fått in registret på ett sätt som hjälper verksamhetschefen att se vad som kommer att hända framöver.

GOLI har även underlättat den löpande planeringen. Nu kan verksamheten:

• Förutse behov långt i förväg: Unilabs kan nu exempelvis redan i november se exakt hur många kvinnor som ska kallas i januari och anpassa resurserna därefter.
• Identifiera problem i realtid: Systemet ger en tydlig översikt över väntetider och kapacitetsutnyttjande, vilket gör att verksamheten snabbt kan reagera på förändringar.
• Effektivisera resurshanteringen: Om en enhet har många sjukskrivningar kan ledningen se detta i tid och planera för extra insatser.

— Om en enhet har haft mycket stängt på grund av sjuk personal, behövde vi köra extra kallelser för att inte hamna efter. Med GOLI kan vi se detta i tid och rädda upp situationen, berättar Kim.

 “Vi hade bara kunnat se i nuet”

Kim beskriver att utan GOLI skulle verksamheten fortfarande vara beroende av manuella processer och olika individers arbetssätt. Det skulle innebära större risk för fel och mer tidskrävande hantering av statistik och planering.

— Förut – om det inte var samma person som gjorde det så fanns en risk att det blev olika. Det var mer jobb och mer komplicerat, säger Kim.

Det begränsade möjligheten att planera långsiktigt, vilket gjorde det svårare att optimera verksamheten och hålla nere väntetider. Han fortsätter:

— Om vi inte haft GOLI idag hade vi fått gå tillbaka till att någon sitter och skriver på papper. Vi hade bara kunnat se i nuet, inte framåt.

GOLI som en förlängd arm

Unilabs upplever samarbetet med GOLI som smidigt och effektivt. En av de största fördelarna är den snabba kommunikationen och det goda stödet från GOLI:s team.

— Vi kan skicka en fråga i Teams och få svar redan samma dag. Kontakten är extremt bra, säger Kim.

Den personliga supporten är en viktig del i framgången, särskilt när det gäller IT-relaterade frågor. Han fortsätter:

— När jag får frågor om systemet internt, kan jag alltid vända mig till GOLI för hjälp. De är väldigt tillmötesgående och löser saker snabbt.

“Vi använder det för allt idag”

För Unilabs har GOLI blivit en ovärderlig del av verksamheten. Det har effektiviserat planeringen, minskat arbetsbördan och gett en tydligare överblick över både kort- och långsiktiga behov. Kim beskriver allt i en mening:

— Ovärderligt, vi använder det för allt idag.

Att effektivisera planering och resursallokering handlar inte bara om att spara tid – det handlar om att ge bättre vård och fatta rätt beslut i rätt tid. Vill du också optimera din verksamhet och få full kontroll över din kapacitet? Bli kontaktad av oss från GOLI och upptäck hur vår lösning kan hjälpa dig.